Web系のイベントで会場を借りる時に確認しておきたいこと。

イベント

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私はWeb系のイベント（ハンズオンやハッカソン）を今までにいくつか開催してきました。
会場としてコワーキングスペースを利用すれば色々心配することなく、しかも飲み物も自由に飲めて良いこと尽くめです。ですが、利用料がかかることでコワーキングスペースで開く事に躊躇する方もいます。

そんな方を対象に、今までにいくつか無料で会場をお借りし「これは前もって確認した方が良いんだな」と感じたことをまとめました。

少しでもこれからWeb系のイベントを開く方の参考になればと思います。

今回の記事では以下のようなイベントを想定して書きます。

★Web系のイベントでハッカソンやハンズオン、セミナー形式の勉強会を開く。30人未満な少人数。コワーキングスペース以外の無料でお借りできるところ。

写真撮影可能か。

事前に許可を取っていないと撮影NGなところがあります。
撮影自体はOKだけど「このスペースはNGですー」ってところもあるので、事前確認は必須です。

喫煙所はあるか。

最近は無いところの方が多いですよね。
ハッカソンなど長時間に渡る場合、確認しておいた方が良いです。
無い場合は一番近くにある外の喫煙所を確認しておくとなお良いです。

自由に出入りできるか。

セキュリティの関係で自由に出入り出来ないところは多いです。

・カードを持っている人が同伴しないと入れないところ
・受付でカードを貰わないと入れないところ
・あらかじめ参加者リストを提出して受付時に名前を照合しないと入れないところ

こんな感じで、セキュリティ厳しいところは厳しいです。（特に一番下）
あらかじめ分かっていれば「飲み物などは各自で持参してください」などアナウンスすることが出来ます。

飲食は可能か。

軽くならOKでもがっつり食べるのはNGなところ、飲食自体が要相談なところがあります。
開始前にお昼ご飯を買って来る参加者も多くいますので確認しておきます。（私も食べる派です。）

プロジェクターやMac用のコネクター

プロジェクターをお借りできるか事前に確認します。あまりWebのイベントとして貸し出しを行っていない会場の場合、Mac用のコネクタがあるかも確認した方が良いです。（それか持参するかですね。持参の方が安心です。）

電源タップ

電源タップを貸して貰えるかも確認しておきます。

無線のWifi

無線Wifiのない会場は今までにありませんでしたが念のためです。
（いや、一つあった気が・・・。初めての勉強会で共催者にルーター持って来て貰いました。たくさんのイベントが開催されている場所でした。）

★追記
同時接続は何人まで可能か、速度は落ちないかの確認も大事です。
（星野さん情報をありがとうございます！）

事前に現地で確認しておくと良いこと。

・会場の場所（迷いやすいポイント）
・お手洗い
・近くのコンビニ

他。

いつでも良いのでゴミは持ち帰りかどうかも確認しておくと良いです。
あと、無料で会場を貸し出ししているところでは有料のイベントはNGなところも有ります。そのあたりの確認も行います。
場所によっては人気で、2〜3ヶ月先まで埋まっているところもあるのでその点は注意です。

以前、イベント会場として利用されているカフェ（コワーキングっぽいところ）に10時間イベントを開いたらどれくらいかかるかを聞いたところ15万弱でした。どうやらプロジェクター費用が時間単位で発生したため高額になったようです。その場所は断念しました。
その点、コワーキングスペースは安くて整っていて良いですね。

会場をどのように探して良いか分からないという方もいるかと思います。
次はそういうことも書こうかなーっと思います。